É relativamente comum uma empresa chegar à conclusão de que precisa de uma nova tecnologia.
Um sistema melhor. Uma nova plataforma. Mais uma ferramenta. Uma integração. Um aplicativo. Alguma coisa que resolva aquilo que hoje não está funcionando como deveria.
E pode realmente precisar.
Mas antes de comprar, contratar, substituir ou implantar qualquer coisa, existe uma pergunta que eu considero ainda mais importante:
Estamos usando bem aquilo que já temos?
Parece simples. Mas nem sempre é!
O sistema não faz ou nós não usamos?
Uma empresa pode possuir um ERP e continuar controlando parte da operação em planilhas.
Pode ter CRM e manter informações importantes das negociações no WhatsApp de cada vendedor.
Pode contratar uma plataforma de gestão de projetos e continuar acompanhando prazos por mensagens.
Pode possuir ferramentas de BI e ainda produzir relatórios manualmente todos os meses.
Então o problema é a tecnologia?
Às vezes, sim.
Às vezes, não!
Em alguns casos, a funcionalidade necessária já existe. Apenas não foi configurada, integrada, parametrizada ou sequer apresentada para quem deveria utilizá-la.
Em outros, a empresa até conhece o recurso, mas o processo nunca foi ajustado para incorporá-lo.
E também existem situações em que a ferramenta simplesmente não atende.
Neste caso, o que se deve fazer? TROCAR!
Mas troque sabendo por quê.
Quantas funcionalidades você realmente usa?
Pare um instante e pense nos sistemas que sua empresa paga atualmente.
Quantas funcionalidades existem neles?
E quantas são efetivamente utilizadas?
Não estou defendendo que toda funcionalidade disponível precise ser usada. Isso também não faria sentido.
A questão é outra.
Antes de concluir que falta tecnologia, vale descobrir se existe capacidade já contratada e não aproveitada.
Às vezes estamos pagando por recursos que resolveriam exatamente o problema para o qual estamos procurando uma nova ferramenta.
E, acredite, contratar outra solução sem resolver isso pode simplesmente acrescentar mais uma tecnologia à lista das que usamos pela metade.
Mais ferramentas podem criar mais trabalho
Parece contraditório, mas acontece.
Uma nova ferramenta deveria simplificar alguma coisa.
Só que ela também pode criar mais um cadastro, mais uma senha, mais uma base de dados, mais uma integração, mais uma rotina de atualização e mais um lugar onde alguém precisa procurar informação.
Quando as soluções não conversam entre si, o trabalho começa a aparecer entre elas.
Exporta daqui. Importa ali. Copia para a planilha. Atualiza o sistema. Manda pelo WhatsApp. Confere no e-mail.
E depois alguém pergunta por que existem tantas planilhas.
Já falamos sobre isso, não é?
Talvez o problema esteja antes da ferramenta
Se um processo não está definido, uma tecnologia nova pode apenas digitalizar a indefinição.
Se as responsabilidades não estão claras, o sistema pode registrar perfeitamente uma confusão que continua existindo.
Se a equipe não foi capacitada, funcionalidades excelentes permanecem disponíveis — e inutilizadas.
Se ninguém definiu quais informações precisam ser registradas, não adianta esperar que o sistema produza indicadores confiáveis.
Tecnologia ajuda muito.
Mas ela não decide sozinha como a empresa deveria funcionar.
Então não devemos investir em tecnologia?
Oras! É claro que devemos!
Tecnologia pode aumentar produtividade, reduzir erros, automatizar tarefas, integrar operações, melhorar controles, ampliar capacidade e permitir modelos de negócio que simplesmente não seriam viáveis de outra forma.
A questão não é investir menos.
É investir melhor.
E investir melhor também significa extrair valor do investimento que já foi realizado.
Antes de uma nova aquisição, talvez algumas perguntas mereçam resposta:
- Qual problema estamos tentando resolver?
- O processo relacionado a ele está definido?
- A tecnologia atual realmente não atende?
- Existe alguma funcionalidade disponível que não estamos utilizando?
- A ferramenta está corretamente configurada?
- Existem integrações que poderiam eliminar retrabalho?
- As pessoas sabem utilizar os recursos disponíveis?
- O problema é tecnológico ou operacional?
- Substituir a solução resolve a causa ou apenas muda a ferramenta?
Dependendo das respostas, a decisão pode continuar sendo comprar.
Perfeito.
Agora existe uma razão para isso.
Tecnologia também precisa de gestão
Comprar tecnologia costuma ser mais visível do que melhorar seu uso.
Uma nova implantação tem projeto, fornecedor, reunião, cronograma, treinamento e lançamento.
Melhorar aquilo que já existe é menos glamouroso.
Pode exigir revisar cadastro, organizar processo, redefinir responsabilidade, corrigir parametrização, capacitar pessoas, integrar sistemas e abandonar controles paralelos.
Dá trabalho.
Mas pode gerar resultado sem necessariamente adicionar outra ferramenta à operação.
E existe um benefício adicional: quando a empresa entende melhor seus processos e o que realmente precisa, inclusive uma futura substituição tecnológica tende a ser muito mais bem decidida.
Mais tecnologia ou melhor uso?
Não existe uma resposta universal.
Algumas empresas realmente precisam substituir sistemas ultrapassados, ampliar infraestrutura ou incorporar novas soluções.
Outras precisam parar de comprar ferramentas para problemas que ainda não compreenderam.
E muitas precisam das duas coisas em momentos diferentes.
Por isso, antes de perguntar “qual tecnologia devemos comprar?”, talvez seja melhor começar por:
“O que precisamos melhorar e quanto daquilo que já temos pode nos ajudar?”
A tecnologia continua sendo importante.
Só não deveria ser confundida com o resultado.
Tecnologia é meio. Resultado depende de como ela se conecta aos processos, às pessoas e aos objetivos do negócio. FLEURISILVA | Gestão e Inovação — www.fleurisilva.com.br
