Planilhas são ferramentas fantásticas. Resolvem cálculos, organizam informações, permitem testar hipóteses, construir controles e, em muitos casos, atendem uma necessidade antes mesmo que exista tempo — ou justificativa — para desenvolver algo mais estruturado.
O problema não é a planilha.
Mas já parou para pensar em quantas planilhas são necessárias para fazer o sistema da sua empresa funcionar?
Uma exporta os dados. Outra corrige o que veio errado. Uma terceira consolida informações de áreas diferentes. Existe aquela que somente uma pessoa pode alterar, a que ninguém sabe exatamente de onde veio e, claro, a famosa versão “final”.
Final.xlsx.
Final_v2.xlsx.
Final_agora_vai.xlsx.
E talvez exista ainda a “final_correta_essa_mesmo.xlsx”.
Parece exagero? Será?
Em muitas operações, a planilha deixou de complementar o sistema há bastante tempo. Ela passou a corrigir, integrar, conferir e, algumas vezes, praticamente sustentar aquilo que o sistema deveria fazer.
A planilha não é necessariamente o problema
É relativamente fácil olhar para esse cenário e concluir: “precisamos acabar com as planilhas”.
Talvez não.
Planilhas continuam sendo extremamente úteis e podem ser a ferramenta mais adequada para inúmeras atividades. O problema começa quando deixam de ser apoio e passam a ocupar silenciosamente etapas essenciais do processo.
Imagine um sistema que gera determinado relatório. Antes de utilizá-lo, alguém exporta os dados, remove algumas linhas, ajusta uma fórmula, consulta outra base, copia uma ou duas colunas de uma segunda planilha e somente então chega à informação necessária.
Funciona.
Mas funciona por causa do sistema ou apesar dele?
Essa diferença é importante.
Quando a gambiarra vira processo
Toda empresa cria soluções provisórias em alguns lugares mais sofisticados, chamam isto de “ajuste técnico operacional”. E isso não é necessariamente ruim.
Surge uma necessidade, o sistema ainda não atende, alguém cria uma planilha e o trabalho continua. O problema aparece quando a solução provisória permanece por meses ou anos e ninguém mais se lembra de que ela deveria ser provisória.
A planilha ganha novas abas. Depois novas fórmulas. Outra pessoa cria uma cópia para não correr o risco de alterar a original. Uma área passa a depender daquela cópia e outra cria uma versão diferente porque precisa de mais uma informação.
Em algum momento, ninguém consegue afirmar com absoluta segurança qual delas representa a informação correta.
E aí a gambiarra o ajuste técnico operacional ganhou rotina, responsáveis, prazos e usuários.
Talvez tenha virado processo sem que ninguém percebesse.
Qual é a versão verdadeira?
Esse talvez seja um dos sintomas mais simples de identificar.
Duas pessoas participam da mesma reunião e apresentam números diferentes.
Uma consultou o sistema. Outra utilizou a planilha enviada na semana anterior. Alguém atualizou uma base, mas esqueceu de atualizar outra. Uma fórmula foi arrastada até a linha 450, mas os dados agora chegam à linha 487.
São 37 linhas. Pode não parecer muito.
Até que uma decisão dependa delas.
A discussão deixa de ser sobre o resultado e passa a ser sobre qual número está correto, qual arquivo foi atualizado, quem alterou a fórmula e qual versão deveria ter sido utilizada.
A tecnologia deveria reduzir esse tipo de dúvida. Quando ela passa a exigir controles paralelos para produzir confiança, existe alguma coisa que merece ser investigada.
E se a planilha estiver corrigindo o sistema?
Aqui a conversa fica um pouco mais interessante.
Às vezes, a planilha existe porque o sistema realmente possui uma limitação. Em outras, porque foi mal configurado. Pode haver integração incompleta, cadastro inadequado, processo mal desenhado ou simplesmente uma funcionalidade que ninguém sabe que já existe.
Também pode acontecer algo mais simples: o sistema foi implantado para reproduzir um processo que já era ruim.
Neste caso, trocar a planilha por uma automação sofisticada talvez apenas automatize o problema.
Por isso, antes de perguntar qual software deve substituir determinada planilha, talvez seja necessário perguntar:
Por que ela existe?
O que ela corrige? O que acrescenta? De onde recebe os dados? Quem os altera? Para onde a informação segue depois? Qual decisão depende dela?
As respostas podem apontar para tecnologia.
Mas podem apontar para processo, treinamento, integração, governança de dados ou responsabilidades mal definidas.
Automatizar a planilha resolve?
Pode resolver. Mas não necessariamente.
É tentador transformar uma sequência de planilhas em um dashboard, uma integração ou uma automação e considerar o problema encerrado.
Só que automatizar dez etapas desnecessárias continua deixando dez etapas desnecessárias, vão se tornar apenas mais rápidas, ahh e claro, vai ter gasto mais dinheiro.
Se três pessoas conferem manualmente a mesma informação porque ninguém confia na origem do dado, talvez o melhor projeto não seja automatizar as três conferências. Talvez seja descobrir por que ninguém confia no dado.
“A tecnologia tem uma capacidade enorme de acelerar processos. Inclusive os ruins!” – Seitty Rafael Fleuri Silva
Quantas planilhas são muitas planilhas?
Não existe um número mágico.
Uma empresa pode utilizar centenas de planilhas de maneira perfeitamente saudável. Outra pode depender perigosamente de apenas uma.
A pergunta relevante não é quantas existem, mas o que acontece se uma delas desaparecer amanhã.
O processo para?
Alguém deixa de saber qual informação utilizar?
Um relatório deixa de ser produzido?
Uma decisão fica sem dados?
É necessário procurar “aquela pessoa que sabe mexer nela”?
Se a resposta for sim, talvez você não esteja olhando apenas para uma planilha. Está olhando para uma parte da arquitetura operacional da empresa que foi construída fora dos sistemas formais.
E isso merece atenção.
Sistemas existem para simplificar
Não para eliminar toda planilha.
Não para automatizar qualquer atividade apenas porque ela pode ser automatizada.
E certamente não para obrigar as pessoas a criarem uma segunda estrutura paralela apenas para conseguir trabalhar.
Planilhas existem para complementar, analisar, experimentar e resolver necessidades específicas. Quando passam a sustentar permanentemente processos críticos, talvez seja hora de olhar menos para o arquivo e mais para aquilo que está ao redor dele.
Porque, se para fazer um sistema funcionar são necessárias várias planilhas, talvez o problema não esteja nas planilhas.
Talvez esteja no processo.
Se sua organização depende de controles paralelos, versões diferentes de arquivos e consolidações manuais para transformar dados em informação, vale começar entendendo por que essas estruturas existem antes de simplesmente substituí-las. Conheça mais sobre a FLEURISILVA em www.fleurisilva.com.br.
