Quando alguém diz que precisa reduzir custos de TI, a primeira pergunta que me ocorre não é quanto está sendo “gasto”. É: qual capacidade do negócio está sendo sustentada por esse “gasto”?
Parece uma pequena diferença. Não é.
Nas contas a pagar, tecnologia aparece como licença, equipamento, link, suporte, infraestrutura, serviço, contrato, equipe e etc. Tudo isso tem preço e, naturalmente, precisa ser administrado. O problema começa quando o preço passa a ser a única medida utilizada para decidir.
Porque a empresa não compra apenas tecnologia. Ela compra — e mantém — capacidade para operar.
O custo aparece. A dependência nem sempre.
É relativamente simples identificar quanto custa um sistema. Mais difícil é enxergar tudo aquilo que depende dele.
Se o ERP parar, quanto da empresa continua funcionando? Se o link principal ficar indisponível, quais atividades permanecem? Se uma base de dados for perdida, qual é o impacto? Se determinada pessoa ou fornecedor não estiver disponível, existe alguém capaz de manter a operação?
O “se” tem uma relevância muito grande e é nesse ponto que a conversa deixa de ser exclusivamente financeira.
Um recurso de TI pode parecer caro isoladamente e ainda assim representar uma parcela pequena diante da capacidade operacional que sustenta. O contrário também acontece: uma solução aparentemente barata pode gerar dependência, retrabalho, indisponibilidade e risco muito superiores à economia obtida.
Reduzir custo e reduzir capacidade são coisas diferentes
Eu não defendo gastar mais em tecnologia ou em qualquer outra área. Mas eu defendo saber exatamente o que está sendo comprado, mantido ou eliminado.
Existem custos que precisam ser reduzidos. Existem contratos que podem ser renegociados. Existem licenças sem utilização, equipamentos superdimensionados, serviços redundantes (claro, alguns precisam ser) e tecnologias que deixaram de fazer sentido.
Mas uma redução saudável deveria conseguir responder:
- O que estamos retirando?
- Qual capacidade depende desse recurso?
- Qual risco aumenta com a mudança?
- Existe alternativa para a função que ele desempenha?
- A economia obtida é maior que o impacto potencial?
Sem essas respostas, redução de custo pode ser apenas redução de capacidade disfarçada de eficiência.
Não é todo mundo que tem este discernimento, mas TI sustenta processos que não parecem ser de TI
Vendas, faturamento, atendimento, logística, financeiro, produção, comunicação e gestão podem ter responsáveis diferentes. Mas quase todos esses processos dependem, em algum nível, de sistemas, dados, conectividade, identidades, equipamentos e serviços tecnológicos.
Por isso, uma decisão tomada dentro do orçamento de TI pode produzir consequências muito longe da área de TI.
Quando uma estrutura tecnológica sustenta uma atividade sem a qual a empresa não consegue vender, atender, produzir, faturar ou decidir, ela faz parte da capacidade operacional do negócio.
O investimento precisa conversar com a criticidade
Nem tudo precisa ter redundância. Nem todo sistema precisa da solução mais cara. Nem toda empresa precisa da mesma arquitetura.
O investimento precisa fazer sentido para a criticidade.
Um serviço que pode permanecer indisponível por algumas horas exige uma estratégia. Um serviço cuja interrupção paralisa imediatamente a operação exige outra.
Essa diferença deveria orientar decisões sobre disponibilidade, segurança, backup, suporte, conectividade, infraestrutura e continuidade.
A pergunta não é “quanto custa a TI?”
Essa pergunta continua sendo importante. Apenas não deveria estar sozinha.
Eu acrescentaria outras:
- Que capacidade operacional essa estrutura sustenta?
- Quais dependências são críticas para o negócio?
- Quanto custa uma interrupção relevante?
- Onde existe capacidade ociosa ou redundância sem justificativa?
- Onde estamos economizando e, ao mesmo tempo, aumentando risco?
A partir daí, orçamento deixa de ser apenas uma relação de despesas e passa a representar escolhas sobre capacidade, risco e continuidade.
Tecnologia precisa fazer sentido para o negócio
Não se trata de defender TI contra cortes, não, não é isto, muito menos, justificar todo investimento tecnológico. Trata-se de colocar cada decisão no contexto correto.
Se uma tecnologia não contribui para a operação, precisa ser questionada. Se contribui, precisamos entender quanto dessa operação depende dela antes de decidir apenas pelo preço.
TI tem custo e este custo deve ser tratado como investimento e como qualquer investimento, deve trazer retorno.
Mas olhar somente para o custo, pode esconder justamente aquilo que estamos pagando para preservar: a capacidade de a empresa continuar funcionando.
Se sua organização está prestes a investir em tecnologia, engenharia, infraestrutura, energia ou transformação operacional, vale começar por uma pergunta: o orçamento de TI está sendo analisado apenas pelo que custa ou também pela capacidade operacional que sustenta? Conheça mais sobre a FLEURISILVA em www.fleurisilva.com.br.
